L’organizzazione di una festa esclusiva (privata o aziendale), come un cocktail-party o un buffet-party, richiede una buona check-list di gestione eventi che vi guidi passo per passo e che vi consenta di tenere ogni aspetto e fornitore sotto controllo.
Affinché gli ospiti siano accolti in maniera impeccabile e vivano l’evento come un momento speciale e indimenticabile è necessaria una preparazione meticolosa.
Sulla base della nostra esperienza in materia di gestione eventi, abbiamo preparato una lista temporale di azioni da fare per guidarvi nella preparazione di un party davvero esclusivo.
8/6 SETTIMANE PRIMA
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fissare una data e redigere una scaletta dell’evento, dall’arrivo fino al congedo degli ospiti;
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preparare un elenco di location idonee per capienza, servizi, sicurezza e logistica semplificata;
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programmare ed effettuare i sopralluoghi presso le location;
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redigere una lista di tutti gli ospiti “irrinunciabili” al party e una dei “nice-to-have”;
6/4 SETTIMANE PRIMA
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pensare ad un eventuale tema decorativo/gourmet per il party;
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richiedere preventivi a società di catering & banqueting di zona e selezionare l’offerta migliore;
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Preparare la lista definitiva degli ospiti. Tenendo conto di circa il 20%-30% di defezioni tra gli “irrinunciabili”, estendere la lista anche ad alcuni ospiti “nice-to-have”. Spedire l’invito via posta/mail (in caso di party formale) oppure via mail/social/chat (in caso di evento informale);
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Preparare un elenco delle persone di staff che aiuteranno nell’organizzazione e durante il party;
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programmare uno o due sopralluoghi in location con tutti i fornitori principali: catering, baristi, DJ/gruppo musicale, fioristi, tecnici audio-luce;
4/3 SETTIMANE PRIMA
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verificare le adesioni al party da parte degli ospiti;
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effettuare i soprallupoghi:
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con il catering selezionato: verificare l’attrezzatura per ricevimenti presente in location e quella del catering; progettare tutto il set di allestimenti per la festa: le disposizioni di tavoli, sedie, sedute e piani d’appoggio; scegliere tovagliati e posaterie; definire il cocktail-menù e il buffet-menù; individuare angoli fumatori e una soluzione per il guardaroba
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con i tecnici audio-luce: progettare i set di allestimenti luminosi e (molto suggestivi in caso di party serali in esterni) e audio per la diffusione della musica e possibili speach; individuare la postazione del DJ;
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con il fiorista: definire colori e numero di punti-fiore per buffet e tavoli di appoggio; definire i noleggi di tutti i set di decori e lumi (molto suggestivi in in caso di party serali in interni e in location con piscine/sentieri pedonali)
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pianifica una playlist con il DJ;
2/1 SETTIMANA PRIMA
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chiudere la lista degli invitati;
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organizzare con il responsabile della location tempi e modi per gli allestimenti e i disallestimenti;
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effettuare gli acquisti di eventuali piccoli decori da poter riutilizzare in altre occasioni;
3-1 GIORNI PRIMA
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trasporto in location di tutto il materiale da allestire
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riunione organizzativa con lo staff
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coordinamento dei fornitori in allestimento
IL GIORNO DEL PARTY
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supervisione di tutti gli allestimenti e collaudo impianti audio-luce
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prepararsi seguendo il dress-code adeguato
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ricevere e salutare tutti gli ospiti al loro arrivo al party
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lasciare allo staff la gestione del party e dedicarsi alle relazioni pubbliche
GIORNI SEGUENTI
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seguire tutte le fasi dei dis-allestimenti
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pagamenti dei fornitori
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ringraziare tutti gli ospiti che hanno partecipato con un messaggio/mail/telefonata